Setjen DPR Belajar Nyusun Risalah Rapat ke Filipina

Risalah rapat merupakan instrumen penting untuk mendukung tugas para wakil rakyat di DPR. Risalah rapat tidak bisa dipandang remeh. Ia bukti otentik tentang dinamika pengambilan keputusan parlemen.

Demikian disampaikan Helmizar, Kepala Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR, melalui surat elektronik, Selasa (21/4).

“Karena itu penting, Biro Persidangan DPR perlu mempelajari seluk-beluk penyusunan risalah secara modern ke Parlemen Filipina,” katanya.

Helmizar menjelaskan, memilih belajar kepada Parlemen Filipina karena negara itu satu dari sekian banyak parlemen yang dinilai memiliki pengelolaan dan manajemen penyusunan risalah yang lebih maju.

Menurut Helmizar, risalah rapat merupakan bukti otentik yang menampilkan proses jalannya suatu pengambilan keputusan dalam rapat. Risalah Rapat juga dapat menjadi bukti dalam persidangan judicial review di Mahkamah Konstitusi. Ia juga bukan perkara sederhana, karena harus melibatkan kebersamaan dan koordinasi yang baik antar unit, yaitu unit penyelenggara rapat dengan unit penyusun risalah.

“Untuk menghasilkan risalah rapat yang baik perlu dilakukan evaluasi internal, mengadopsi metode-metode penyusunan risalah, penggunaan teknologi, serta mendapatkan  pembanding dengan institusi lain yang sejenis,” jelasnya.

Helmizar menegaskan, Setjen DPR perlu belajar pada negara tetangga itu yang telah menerapkan teknologi tinggi dalam penyusunan risalah rapat. Setjen DPR  pun mengutus Biro Persidangan untuk mempelajari seluk beluk penyusunan risalah yang baik dan modern. Banyak yang dipelajari dari teknik  penyusunan risalah di parlemen Filipina itu. Misalnya, delegasi Biro Persidangan mempelajari sistem penyusunan risalah, teknologi yang digunakan, dan SDM yang terlibat di balik penyusunan risalah.

Delegasi Biro Persidangan DPR yang dipimpin Helmizar diterima oleh Director General Antonio de Guzman Jr, Office of International Relation & Protocol dan Atty. Edwin B. Bellen, Deputy Secretary for Legislation pada 12-14 April lalu.

Di Senat Filipina, risalah rapat menjadi tanggung jawab Deputy Secretary for Lefislation, khususnya bagian Legislative Debate Reporters Service dan Committee Support Service B. Risalah disusun dengan transparansi dan keakuratan.

Ada dua dokumen penting dalam setiap rapat di Senat Filipina. Record of senate, yaitu laporan rapat yang dibuat secara persis kata demi kata sesuai dengan jalannya rapat atau verbatim (risalah rapat). Journal of Senate, yaitu laporan suatu rapat yang dibuat secara ringkas/summary (catatan rapat). Berbagai teknik penyusunan risalah dipelajari betul selama berada di parlemen Filipina.

Delegasi Biro Persidangan juga berkesempatan menemui Duta Besar Indonesia untuk Filipina Johny J Lumintang. Sang dubes bersedia membantu tim delegasi Biro Persidangan untuk mendapat berbagai informasi tambahan yang diperlukan, terutama seputar teknik penyusunan risalah dari senat dan Kongres Filipina. (Merdeka/d)