Ferlin H Nainggolan: Pengelolaan Arsip Perlu untuk Kelancaran Tugas Kedinasan di SKPD

Medan (SIB) -Pengelolaan arsip dan penyeragaman sistem penataannya di SKPD di lingkungan Pemprovsu dan kabupaten/kota se-Sumut perlu dilakukan.
Sehingga dengan penataan dan pengelolaan arsip yang tertib dan teratur, akan memberikan kelancaran pelaksanaan tugas kedinasan, karena informasi yang dibutuhkan dapat dengan cepat diketahui saat diperlukan dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan dan per undang-undangan yang berlaku.

Demikian disampaikan Kadis Perpustakaan dan Arsip Provsu Ferlin H Nainggolan SH pada pembukaan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis, Pemerintah Kabupaten/Kota se-Sumut, Rabu (26/7) di Hotel Antares Medan.

Dijelaskan Ferlin, UU No 43 tahun 2009 menekankan bahwa, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

"Sebagaimana yang kita ketahui bersama, setiap pelaksanaan kegiatan administrasi instansi, tidak dapat dilepaskan dari keharusan untuk mencatat/merekam setiap proses penyelesaian permasalahan. Catatan rekaman itu secara umum disebut naskah/dokumen/informasi terekam, yang dalam prakteknya dapat berupa teks, gambar suara atau bahkan mencakup ketiga unsur tersebut," ujarnya.

Catatan informasi yang terekam itu disebut sebagai arsip, apabila telah dikomunikasikan untuk kegiatan kedinasan dalam bentuk produk hukum, surat, laporan proposal dan sebagainya.  Melihat pentingnya arsip dalam kehidupan administrasi dan penyelamatan informasinya maka arsip - arsip tersebut seharusnya dikelola oleh tenaga yang profesional di bidang kearsipan. "Dapat dibayangkan bahwa dengan semakin menumpuknya arsip sudah tentu menghambat kelancaran pelaksanaan tugas-tugas kedinasan, mengantisipasi hal tersebut, maka penataan arsip harus menjadi skala prioritas," harapnya.

Sementara Ketua Penyelenggara Irfan Harahap SH MH melaporkan kegiatan Bimtek dilakukan dalam rangka meningkatkan pengetahuan, wawasan serta kemampuan dan keterampilan dalam mengelola arsip dinamis di instansi SKPD masing-masing. Kegiatan berlangsung 3 hari tanggal 26-28 Juli 2017. Peserta adalah ASN yang mengelola arsip pemerintah di kabupaten/kota se-Sumut.

Hadir dalam acara itu Kabid Arsip Drs Jekson Saragih, Narasumber Biro Organisasi Setdaprovsu dan pejabat struktural dan arsiparis Provinsi Sumatera Utara. (A12/h)